Aller au contenu

VOYAGES D'AFFAIRES

 


  • Elaboration sur mesure de votre politique voyages d’affaires

    Elaboration sur mesure de votre politique de voyages d’affaires.

     

    Fort de plus de 15 ans d'expérience de management de cette problèmatique complexe que sont les voyages d'affaires dans une entreprise, Optimisy a référencé pour vous la meilleure agence de voyages d'affaires en France.

    Devenez adhérents et découvrez notre partenaire Agence de voyages d'affaires.

    Vous bénéficierez alors de tarifs spécifiques et d'une qualité de service et d'accompagnement incomparable.

    Cette offre s'adresse à toutes les sociètés qui rencontrent des difficultés dans la mise en place, la gestion ou l'optimistaion d'une politique de voyages professionnels.

     

    Avec notre partenaire, vous pouvez élaborer ou optimiser votre politique de voyages d'affaires.

    Un état des lieux de votre poste « voyages d’affaires » est réalisé, puis une analyse complète vous présente les meilleurs moyens de rationaliser l'ensemble du processus voyages de votre entreprise afin de mieux maîtriser vos coûts de déplacements tout en assurant à vos collaborateurs des voyages de qualité.

    A votre demande, il est possible de vous assister lors de vos négociations avec vos prestataires déplacements : compagnies aériennes, ferroviaires, loueurs de véhicules, hôtels…

    L'optimisation de votre budget étant le principal objectif, le suivi des recommandations est assuré afin d'en évaluer l'efficacité. Ceux-ci sont réajustés, de manière permanente, chaque fois que cela s’avère nécessaire.

    Notre partenaire met à votre disposition son expertise afin d’exploiter les opportunités d’économies dans un environnement spécifique et en perpétuelle évolution, au niveau local et mondial. Vous bénéficiez d’un accès exclusif aux tarifs négociés avec les réseaux partenaires nationaux et internationaux.

    Votre politique de voyages d’affaires est intégrée dans l’interface de réservation et s’applique de façon systématique à l’ensemble des réservations Online ou Offline, et ce, sans exception. 

    Afin de maximiser vos économies tout en préservant le confort de vos collaborateurs voyageurs, vous pouvez obtenir la meilleure opportunité tarifaire (lowest logical fare).

    La mise en place de plafonds tarifaires (caps), dynamiques ou fixes, avec des seuils d'économie, vous permet d’optimiser l’utilisation de vos accords négociés, tout en profitant des meilleurs prix du moment.

    Le système intégré facilite l’application à 100% de vos réservations. En effet, les réservations étant faites sur l’outil, elles passent toutes par le système de contrôle et respectent ainsi votre Politique Voyages.

    Un prix, une classe de cabine, non conformes à votre Politique Voyages sont accompagnés d’un sens interdit pour informer vos Travel Managers, votre assistante et/ou le voyageur concerné.

    Dès lors que votre Politique Voyages n’est pas respectée, l'outil va déclencher déclencher un email d’alerte auprès de l’intervenant ou du décisionnaire pour approbation, dérogation ou refus, si vous le souhaitez.

    La liste des prestations assurées pour vos voyages d'affaires est très étendue :

    • Titres de transport : air, fer, mer au niveau national et international.
    • Traversées maritimes nationales et internationales.
    • Hôtellerie toutes catégories (chaînes ou établissements indépendants).
    • Locations de véhicules de courte ou moyenne durée.
    • Assistance pour les demandes de visas et les démarches consulaires.
    • Assurances voyages adaptées aux besoins.
    • Transferts privés et services de véhicules avec chauffeurs (motos ou voitures).
    • Affrètement aérien, ferroviaire et maritime privé.
    • Informations et réservations sur le Service on et offline 24h/24 et 7j/7.

     

    L'accés à un outil de comparaison unique en ligne qui vous permet de faire des comparaisons entre les offres classiques GDS et les offres promotionnelles et ponctuelles non présentes sur les systèmes de distribution classiques.
    Afin de viser le meilleur prix, vous pouvez faire une demande sur les aéroports voisins, comme par exemple Grenoble et Genève pour une demande de départ de Lyon.
    Si une offre low-cost vous intéresse, l’outil rapatrie tous les éléments pour créer un dossier de réservation. Comme n’importe quelle autre réservation, celle-ci est intégrée dans le flux classique de réservation, de facturation et de production de statistiques consolidées. 

    Pour un seul voyage, vous disposez sur un seul dossier de toutes les réservations (vol, transferts, hôtels, voitures de location) effectuées à différents moments. En cas de changement de l’une des réservations, vous gagnez du temps et vous avez l’assurance d’un service fiable.

    nous consulter
  • Événementiels d'entreprise

    Evénementiels d'entreprise ou MICE.

     

    L'organisation et la réussite d'événements d'entreprise sont une vraie difficulté dans la vie d'une PME comme d'un grand groupe.

    Trouver quelque chose qui change mais qui respecte son budget, son cadre, ses valeurs et un timing parfait, voilà la gageure de toutes les Directions Marketing ou de l'assistante du Dirigeant.

    Optimisy a testé et sélectionné pour vous certaines prestations, mais aussi et surtout a sélectionné les meilleurs organisateurs d'événementiels pour faire du sur mesure....parce que chaque entreprise est unique !.

    Avec ces équipes d'experts, vous serez libres de bâtir votre événement sur mesure dans le respect de vos contraintes mais avec la satisfation de donner du caractère à votre RDV clients ou collaborateurs.

    Faites nous confiance et donnez nous les clefs pour concevoir et organiser :

    Evénements, journées ou soirées pour clients, forces commerciales et collaborateurs.

    Congrés, Séminaires, Réunions d'équipes ou de dirigeants.

    Team Buildings, Incentives.

    Cadeaux et accompagnement clients et collaborateurs.

     

    Mais que veut dire  MICE ?

    Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions. En clair, ces quatre mots résument l'événementiel d'entreprise.

    Nos partenaires seront les interlocuteurs privilégiés de vos évènements au service de vos envies et dans le respect de vos contraintes.

    Leurs équipes spécialisées et dédiées à votre projet se mettront en quatre pour vous offrir un Monde de possibilités lors de la conception et de la réalisation d’un événement que vous lui confiez.

    Un événement réussi, c’est un succès collectif pour votre entreprise et un succès personnel pour vos collaborateurs.

    C’est aussi la réussite de tous vos partenaires associés à la manifestation.

     

    Vous voulez organiser un événement ?

     A vous de choisir, le lieu, l’ambiance, la saison, le budget.

    Nos partenaires spécialisés vous proposeront des offres sur-mesure selon une palette de prestations standards, classiques, originales ou carrément atypiques.

    Vous optez pour la proposition qui convient le mieux à votre entreprise.

    Nos partenaires réalisent et coordonnent toutes les opérations et vous déchargent des tâches de gestion et de logistique qui en découlent.

    Ils s’adaptent à vos besoins les plus précis dans les délais les plus brefs.

    Vous avez l’esprit libéré de tous les aspects matériels.

    Vous pouvez ainsi vous consacrer au contenu de vos discours, de vos conférences, à l’accueil de personnalités et à vos relations publiques ou sociètales.

    Nos partenaires sont soucieux du respect du client et des moindres détails d’une opération.

    Leur exigence en matière de sélection des prestataires assure une parfaite adéquation entre vos objectifs de communication et la réussite de l’opération.

    Leurs prix tiennent compte des tarifs négociés des prestations, mais également de la valeur ajoutée résultant du caractère exclusif des créations.

    Les budgets sont présentés en totale transparence poste par poste, prix « tout compris » et frais de conseil inclus.

     

    nous consulter
  • Gestion et suivi sur mesure de vos profils voyageurs

    Gestion et suivi sur mesure de vos profils voyageurs.

    Fort de plus de 15 ans de management de cette problèmatique complexe que sont les voyages d'affaires dans une entreprise, Optimisy a référencé pour vous la meilleure agence de voyages d'affaires en France.

    Devenez adhérents et découvrez notre partenaire Agence de voyages d'affaires.

    Vous bénéficierez alors de tarifs spécifiques et d'une qualité de service et d'accompagnement incomparable.

    Cette offre s'adresse à toutes les sociètés qui rencontrent des difficultés dans la mise en place, la gestion ou l'optimistaion d'une politique de voyages professionnels.

     

    Avec notre partenaire, vous pouvez construire et gérer vos profils voyageurs au travers des solutions online, offline, mais aussi des profils vip et vos abonnements.

    *Les réservations on-line

    Ce mode de réservation vous permet de faire vos réservations, à tout moment, de manière autonome.

    • Vous disposez d’un profil unique et centralisé sur Internet.
    • Vous pouvez synchroniser vos réservations avec votre agenda.
    • Vous pouvez utiliser l’application mobile sur votre Iphone, Blackberry et Android.
    • Vous avez accès à toutes les offres du marché : air, fer, hôtels, location de voitures…
    • Vous obtenez des informations pratiques : le plan de cabine de l’avion, le placement dans le train, la localisation de votre hôtel…
    • Vous bénéficiez d’un multi affichage comparatif.
    • Vous êtes assuré des tarifs négociés.
    • Vous pouvez gérer votre profil voyageur (cartes d’abonnement, grands voyageurs…)
    • Vous pouvez suivre votre dossier en ligne 24h/24.
    • Vous disposez d’un guide de l’utilisateur.
    • Vous pouvez obtenir une formation individuelle et personnalisée en plus de la formation collective dans votre société.
    • Vous gagnez du temps, du confort, de la flexibilité, et vous réduisez vos coûts de déplacements.

     

    *Les réservations off-line

    Pour vos demandes complexes ou lorsque vous désirez des conseils, vous pouvez vous adresser à un Conseiller Voyages qui vous est dédié. En son absence, d’autres Conseillers Voyages qui connaissent vos attentes s’y substituent.

    Votre Conseiller Voyages connaît votre environnement professionnel, vos besoins, vos exigences et vos préférences en matière de réservations. Il connaît la politique voyages d’affaires de votre entreprise et les spécificités de vos programmes voyages. Il est formé à vos outils de réservation en ligne, d’ordres de mission et de notes de frais.

    Votre Conseiller Voyages est à votre écoute, réactif, fiable. Il recherche l’excellence, à chaque instant pour répondre à vos demandes. Vous pouvez faire vos demandes par email ou par téléphone. Le numéro d’appel qui vous est dédié n’est pas surtaxé.

    En dehors des heures d’ouverture, vous pouvez appeler notre service 24h/24 au même numéro.

     

    *Les profils VIP

    Pour les cadres dirigeants de votre entreprise, vos clients ou vos invités, notre partenaire propose des services haut de gamme et le respect de la plus stricte confidentialité.

    Ce rôle de conseil et d’anticipation est primordial au sein du Pôle VIP. Vous faites part du contexte, et votre agence imagine les situations et programme les meilleures solutions.

    Des hommes politiques, des patrons d’entreprises et des célébrités du monde du spectacle font confiance à notre partenaire pour organiser leurs voyages.

    Chaque voyageur VIP est identifié de manière spécifique. Le nom et la fonction du voyageur VIP sont diffusés à l’ensemble des collaborateurs afin que chacun soit sensibilisé à l’importance et à la réactivité que la gestion de cette personne requiert.
    Les prestations proposées font gagner du temps et limitent la fatigue liée au voyage.

    Ainsi, le voyageur VIP peut se consacrer pleinement à ses responsabilités professionnelles.

    Des exemples de prestations dispensées à un voyageur VIP :

    • Recherche de sur-classement pour les places dans l’avion, le train et la location de voitures.
    • Utilisation du service des personnalités SNCF en cas de surbooking d’un train.
    • Obtention des sièges souhaités par le voyageur, notamment déblocage des sièges 1er rang hublot, demande de repas spécifiques et de services particuliers.
    • Places dans le train dans le sens de la marche, porteur de bagages, repas à la place.
    • Passage en douane prioritaire (si légalement possible) dans le cadre de déplacements dans des pays où les formalités douanières sont longues et fastidieuses.
    • Accueil VIP à l’aéroport par du personnel de la compagnie ou un prestataire privé : facilité d’enregistrement, accompagnement dans les lounges de l’aéroport, récupération accélérée des bagages.
    • Transfert limousine ou voiture/moto privée au départ (et/ou à l’arrivée) des sites (ou du domicile). Certaines compagnies aériennes ou hôtels offrent ce transfert pour les voyageurs ayant choisi des prestations haut de gamme.
    • Réservation dans les hôtels sélectionnés par le service VIP à des tarifs négociés, ou selon les habitudes du voyageur. Chaque réservation d’hôtel est vérifiée deux fois, la dernière se faisant 24h avant l’arrivée du voyageur. Le service VIP intervient alors pour tenter de surclasser la chambre et assurer un accueil VIP avec un accès aux salons privés de l’hôtel.

    *La Gestion des Abonnements. 

    Tous les six mois, l’ensemble des voyages de votre société est passé en revue. Un rapport détaillé vous est adressé précisant pour chaque voyageur et chaque mode de transport : abonnement justifié, abonnement à renouveler, abonnement potentiel non souscrit, abonnement non justifié.

    Vous recevez des alertes sur des situations contre-productives avec des suggestions d'économies.

    La fin de validité des abonnements est remontée automatiquement avec l’envoi d’un message d’avertissement auprès du voyageur et/ou du Travel Manager. Cela évite de devoir renouveler en urgence un abonnement ou d’en perdre le bénéfice sur un ou deux voyages, en cas d’oubli.

    nous consulter