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FOURNITURES DE BUREAU


  • Conservation Archives

    Conservation de vos archives par IRON MOUNTAIN

     

    Pour tous vos besoins de conservation d'archives, Optimisy vous accompagne avec son partenaire IRON MOUNTAIN pour établir votre devis sur mesure.

    Premier mois de conservation offert aux adhérents Optimisy.

    Iron Mountain est le N°1 mondial de la gestion/conservation de documents.

     

    Les informations professionnelles peuvent revêtir une importance vitale, mais elles sont également synonymes de risques, de coûts et de défis en matière de gestion et de conservation de documents. Iron Mountain protège et conserve les documents de plus de 140 000 entreprises dans le monde, ce qui est plus que n'importe quelle autre entreprise. Iron Mountain peut vous soulager de cette tâche, optimiser la valeur de vos données et réduire leur exposition aux coûts et aux risques.

    Iron Mountain vous aide à gérer vos besoins croissants de conservation, ainsi que vos coûts de personnel et d'administration, tout en assurant la conformité.


    Les équipes d'Iron Mountain simplifie l'acheminement, la gestion et la conservation de vos archives professionnelles sur un site distant. Une fois vos archives emballées (cette opération peut être effectuée par vous ou par nous), elles les transportent jusqu'à un site sécurisé. Lorsque vous en avez besoin, elles vous les restituent. C'est aussi simple que cela.

     

    Conservation de vos archives

    Nous faisons tout notre possible pour simplifier la gestion de vos documents. Des services de récupération le jour suivant, dans la journée ou en urgence sont disponibles, et nous pouvons numériser vos documents et vous les renvoyer au format électronique. Si vous souhaitez récupérer l'intégralité ou une partie de vos documents, l'opération est simple, rapide et réalisable en ligne.

    Notre portail Web client vous permet d'accéder à tous les documents que vous souhaitez. Vous pouvez utiliser cette interface pour référencer, décrire, rechercher ou récupérer des documents. Vous disposez d'un contrôle et d'un accès complets, à tout moment.


    Référence dans notre domaine depuis 1951, avec plus de 1 000 installations à travers le monde, Iron Mountain offre des services de conservation externalisée d'un niveau exceptionnel. Nous proposons ainsi à nos clients:

    • des systèmes de détection des intrusions et d'alarme
    • un contrôle des accès par carte
    • des systèmes de détection et d'extinction des incendies
    • un système de vidéosurveillance centralisée des systèmes de protection 24/7
    • des équipes hautement qualifiées et formées

     

     

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  • Dematerialisation des flux papier

    Dématérialisation des flux papier.

     

    Le futur de toutes les entreprises est à la dématèrialisation des flux papiers, à la fois des flux entrants et des flux sortants.

    Optimisy a retenu la socièté PARAGON pour vous accompagner dans un tel projet ambitieux.

    Rendre électroniques vos courriers, vos factures ou vos relances c'est possible en mode projet avec les équipes de PARAGON.


    Les économies directes (affranchissement, coût papier) et indirectes (DSO, productivité améliorée) sont très importantes et doivent motiver une évolution de vos modes de gestion.


    Devis et accompagnement sur mesure.

    Tarifs spécifiques pour les adhérents Optimisy.

     

    1.Le point de départ d’un projet de dématérialisation.

    L’expérience montre que les Clients sont partis d’un besoin clairement identifié autour d’un process métier. Ainsi, il est conseillé de ne pas chercher à mettre en place un champ trop vaste d’applications métiers en phase initiale.

    Il faut se concentrer sur le besoin qui vous parait pertinent, selon des critères économiques ou démarrer par un besoin bien maitrisé dans votre organisation. 

    Chez PARAGON, la technologie doit fonctionner de manière simple et intuitive pour les utilisateurs, en offrant toutes les garanties, tout en restant un outil au service de vos enjeux.

     

    2.La dématérialisation engendre de nouveaux challenges !

    Pour satisfaire les besoins croissants d’organisation de l’entreprise, confidentialité des informations, sécurité des flux, optimisation de la chaînes de travail, traitement des documents entrants et sortants, mise en place des circuits de validation et d’habilitation, nouvelles méthodes de contrôle, problématiques de pérennité dans le temps, d’archivage électronique, de sécurisation des échanges…  il faut être capable d’apporter des solutions de gestion de flux, mais aussi de proposer des solutions techniques liées aux supports qui vont être utilisés.

     

    3.Réussir votre projet de dématérialisation en 6 étapes :

    1

    Comprendre votre besoin et votre contexte

    2

    Vous proposer une solution personnalisée et adaptée

    3

    Vous prendre en charge dans la mise en œuvre et la phase de lancement

    Qui est concerné ? 
    Quels documents sont prioritaires ? 
    Qui les envoient ? 
    Les valident ? 
    Combien d’utilisateurs en interne / externe ? 
    Quels sont vos objectifs ?
    Notre but consiste à vous proposer uniquement les services dont vous avez réellement besoin. La conduite du changement est un challenge que nos experts vous aideront à réussir.

    4

    Mettre en production

    5

    Mettre à votre disposition des outils internet de reporting et d’optimisation

    6

    Elargir les processus métiers à d’autres applications

    Une fois le projet bien cadré, les validations obtenues et les tests réussis, l’industrialisation peut commencer. A tout moment, vous gardez le contrôle total des opérations et pouvez tranquillement travailler sur les optimisations désormais possibles. A peine le premier besoin satisfait, il est temps d’élargir le projet dématérialisation à d’autres processus métiers, fort de ce succès qui a convaincu tout le monde dans votre organisation.



    4.Dématèrialisation de vos flux entrants et flux sortants : factures fournisseurs, factures clients, relances, courriers clients....

    a) Exemple : La dématérialisation des factures

    La dématérialisation des factures est l’application la plus courante dans les entreprises qui ont déjà adopté ou travaillent sur un projet de dématérialisation des flux relatifs à ces courriers de gestion incontournables.

    peu importe le traitement de factures sortantes (ou e-factures clients) ou de factures entrantes (e-factures fournisseurs), les gains attendus sont principalement :

    • La réduction du temps consacré à des tâches à faible valeur ajoutée (ouverture, classement, recherche…)
    • Accélération du traitement des factures et de leur mise à disposition pour validation, consultation…
    • In fine, réduction des coûts associés à la gestion des factures

    Ces projets sont généralement portés par les D.A.F. (Direction Administrative et Financière).

    Les facteurs clés de succès à prendre en compte selon les experts PARAGON Simplissimo :

    • La valeur probante des données
    • La gestion de la pérennité des formats durant la durée légale de conservation
    • L’indexation intelligente des factures dématérialisées pour qu’elles soient facilement accessibles en cas de besoin

    -Focus sur la dématérialisation des factures clients :

    La mise en place de la solution PARAGON e-factures contribuent directement à réduire le DSO, c’est-à-dire le délai de règlement des factures par vos Clients.

    Que vous souhaitiez adresser vos factures clients en masse ou de façon unitaire, votre projet de dématérialisation vous permettra d’adresser vos factures clients de façon dématérialisée ou avec une rematérialisation se traduisant par l’impression, la mise sous pli et le routage de vos courriers.

    Enfin, vous aurez une visibilité totale de vos flux de factures clients de manière à les piloter en quelques clics.

    -Focus sur la dématérialisation des factures fournisseurs

    Concernant les prestations associées à la gestion des factures fournisseurs dématérialisées, voici quelques caractéristiques notables des prestations réalisées :

    • Réception des flux numérisés
    • Extraction de numéros de commandes multiples
    • Factures de plusieurs pages,
    • Gestion jusqu’à 6 000 fournisseurs actifs
    • Gestion de justificatifs avec les factures (assurance)
    • Traitement de mentions manuscrites
    • Gestion jusqu’à 5 taux de TVA
    • Alimentation de plusieurs ERP clients

    La mise en place de solution PARAGON e-factures aident concrètement les entreprises à respecter les nouvelles obligations de la LME (Loi de Modernisation de l’Economie).

    En fonction de votre contexte, de la nature des fournisseurs susceptibles de vous adresser des factures, nous serons en mesure de vous faire partager notre expérience et vous faire gagner du temps dans le déploiement de solution de factures fournisseurs dématérialisées sur-mesure.

    -Autres flux dématérialisés : la dématérialisation des avis d’échéances et relances factures

    Au-delà du document comptable strictement compris comme une facture, les solutions PARAGON incluent la possibilité de gérer d’autres types de document avec le même niveau de service :

    • La gestion des avis d’échéances ou la dématérialisation des avis d’échéances (ex. courrier sortant)
    • La gestion des relances suite à des impayés

     

     

    b) Exemple : La dématérialisation des courriers (AR, relances , avis d'échèance...)

    -Courriers unitaires (ou courriers égrenés).

    Envoyer vos courriers unitaires au prix du courrier industriel : des économies significatives

    Avec PARAGON, optimisez l’ensemble des coûts liés au traitement unitaire du courrier ! En effet, avec une solution externalisée, vous avez la possibilité de ne plus supporter les dépenses dévolues aux consommables (papier, enveloppes, toner, …).

    Vous faites parvenir votre document à PARAGON, via Internet, et PARAGON se charge de l’envoi en courrier simple ou recommandé !

    Pour l’affranchissement, vous bénéficiez des tarifs PARAGON : vous profitez dès le premier pli, de tarifs d’envoi de courrier industriel.

    Ajoutez à tout cela le fait que la solution courrier unitaire égrené ne demande pas un abonnement annuel, mais un coût à l’utilisation… Vous comprenez pourquoi l’externalisation de l’envoi de votre courrier égrené est une source d’économie non négligeable !

    L'Externalisation des envois du courrier unitaire : un gain d’argent et… de temps

    SIMPLISSIMO n’offre pas seulement une source d’économie budgétaire, via des tarifs d’envoi de courriers avantageux, c’est également une méthode éprouvée pour gagner en productivité !

    En effet, pour les recommandés, vous pouvez économiser entre 45 et 90 % de temps sur le traitement manuel ! Un gain qui permet à vos collaborateurs de gagner en efficacité et de se concentrer sur leur cœur de métier.

     

     

     

     

     

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  • Fournitures de bureau Office Depot -15%

    La solution pour vos fournitures de bureau Office Dépôt à -15%.

     

    -15%! Optimisy a trouvé et validé pour vous une solution e-boutique de fournitures de bureau Office Dépôt à prix négociés !

    Partenaire privilégié du distributeur Office Dépôt, AXGROUP propose via son site marchand, www.axgroup-boutique.fr, un espace entièrement dédié au monde de la fourniture professionnelle.

    Retrouvez en quelques clics toutes vos références de fournitures de bureau, cartouches, papier, etc.

    En tant qu’adhérent d'Optimisy, vous bénéficiez automatiquement de tarifs préférentiels, déjà négociés pour vous à hauteur de -10% sur le prix catalogue de notre partenaire AXGROUP déjà inférieur de 5% au tarif Office Dépôt classique.

    Adhérez à Optimisy pour obtenir vos identifiant et mot de passe.

    Attention pour pouvoir bénéficier des remises négociées, la réservation doit se faire exclusivement sur le site internet www.axgroup-boutique.fr.

     

    Les PLUS de la e-boutique AXGROUP :

     

    -5% sur le catalogue Office Dépôt

    Expédition nationale sous 24h

    Interlocuteur unique (un seul numéro de téléphone non surtaxé)

    Catalogue de plus de 11 000 références (totalité de l’offre Office Dépôt)

    Création d’un catalogue personnalisé sur demande

    Module de recherche express

    Paiement facilité en fonction des procédures internes de votre entreprise

     

     

     

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  • Gestion Archives vivantes

    Gestion de vos documents actifs par IRON MOUNTAIN

     

    Pour tous vos besoins de gestion de documents actifs, Optimisy vous accompagne avec son partenaire IRON MOUNTAIN pour établir votre devis sur mesure.

     

    Iron Mountain est le N°1 mondial de la gestion/conservation de documents.

    Etudes et Devis sur demande. Premier mois de gestion offert aux adhérents Optimisy.

     

    Des documents actifs accessibles individuellement, avec tous les avantages de gain de place et de temps qu'un service externalisé peut offrir.

     

    En rayonnage ouvert, un code-barres est attribué à chaque document qui sera ensuite classé, afin d'en accélérer la récupération. Nous pouvons numériser et distribuer un document à la demande plus rapidement qu'un document papier ne peut être récupéré dans une salle de rangement interne. Un accès Web à vos documents actifs est possible via notre portail de gestion de documents en ligne, vous permettant de garder en permanence un œil sur vos fichiers.

    Les services comprennent:

    • la vérification du contenu du document ;
    • l'insertion et le contrôle de version ;
    • les livraisons programmées de documents physiques ;
    • la numérisation à la demande.

    Focus sur la numérisation :

    La numérisation intégrale de vos documents est rarement une stratégie pratique ou économique. C'est la raison pour laquelle nous proposons une numérisation facturée à l'utilisation et basée sur vos besoins. Notre technologie nous permet de gérer la numérisation de masse de tout type de documents. Les documents fréquemment utilisés sont numérisés et disponibles immédiatement ; les documents rarement utilisés sont numérisés à la demande. Notre système limite les coûts de conversion tout en répondant à vos besoins en matière d'accès.

    Types de documents numérisés et/ou scannés:

    • Numérisation OCR
    • Numérisation de documents Word
    • Numérisation de PDF

    Numérisation intelligente : Iron Mountain peut rationaliser vos possibilités de stockage, de gestion et d'accès à vos documents, tout en réduisant les coûts. Nos services couvrent :

    • la numérisation de nouvelles informations ;
    • la numérisation de documents papier existants ;
    • l'archivage pour une sécurité et une accessibilité optimales.
    • Numérisation en masse des documents archivés
    • Numérisation le jour même des nouveaux documents, dans le cadre de votre flux de travail (workflow)
    • Numérisation à la demande des documents papiers conservés par nos soins
    • Rendu de texte par OCR : notre logiciel peut extraire automatiquement les données contenues dans des formulaires et même lire les codes-barres et l'écriture manuelle des fomulaires
    • Archive hébergée en ligne : accès en tout lieu et à tout moment à vos documents numérisés
    • Intégration à votre procédure actuelle de workflow et communication transparente avec la plupart des systèmes de gestion de documents
    • Meilleures pratiques en matière de sécurité des documents, d'accès et de conformité.

     

    Si vous souhaitez que certains de vos documents soient gérés en interne, nous pouvons vous aider à développer un programme sur site efficace et conforme. Des professionnels expérimentés et des spécialistes sélectionnés seront chargés d'administrer et de diriger les équipes responsables de vos installations et vos programmes de gestion de documents sur site.

     

    0,00 €
  • Imprimes

    Imprimes

     

    Pour tous vos imprimés, Optimisy a sélectionné PARAGON, la référence européenne.

    Devis sur demande et tarifs spéciaux pour les adhérents Optimisy.

     

    Spécialiste de l’impression en continu, PARAGON possède aujourd’hui l’offre produits, le savoir-faire et le parc machines le plus vaste du marché.

    L'expertise Paragon amène à concevoir et fabriquer toute typologie de produits imprimés, mono ou multi-feuillets, à l’unité, en paravent ou en bobine, de une à 9 couleurs d’impression, sur des supports variant de 35 à 250 grammes / m²

     

    Aujourd’hui, Paragon travaille pour des entreprises de presque tous les secteurs d’activité.

     

    1.Sécurité

    Descriptif : PARAGON propose une gamme complète de documents sécurisés (certificats, diplômes, visas, titres restaurants, …). Notre service méthode et développement permet de définir les éléments de sécurité à chaque application : papier sécurisé, encre réactive, photocomposition infalsifiable…

    Les chiffres : Plusieurs millions d’imprimés sécurisés sont réalisés chaque année. Dont une grande partie pour des clients internationaux.

    Le saviez-vous ?

    Une encre peut en cacher une autre…

    • Encre invisible à révélation UV : invisible à l’œil nu, cette encre prend une coloration jaune ou orange fluo sous rayonnement ultra-violet.
    • Encre thermochromique : sa couleur de base à température ambiante disparait à partir d’un seuil de température définie. Elle est réversible. Autrement, elle réapparait lorsque la température redescend.
    • Encre OVI (optiquement variable) : cette encre appliquée en flexographie présente deux couleurs distinctes en fonction de l’orientation de la lumière sur le papier. 
    • Encre gommable : elle sert de fond de sécurité sur les documents sensibles (chèques par exemple) et s’efface par gommage en cas de tentative de falsification.

    Toutes ces encres sont maitrisées par les experts PARAGON et sont utilisées selon les besoins et contraintes exprimés par les Clients.

    2.Habitat social

    PARAGON est un partenaire historique des acteurs de l’habitat social.

    Les avis d’échéances, ainsi que l’ensemble des courriers locataires, les enquêtes SLS, le courrier sortant égrené, la numérisation des demandes de logement, les relances en recommandé, l’organisation des élections… Autant de solutions développées pour répondre aux attentes des acteurs du monde HLM.

    3.Transport

    Les récépissés de transport :

    Descriptif : document multi-feuillets autocopiant intégrant un code barres de traçabilité de l’envoi et permettant l’identification et le suivi d’un colis.

    L’expertise : premier acteur mondial dans la production de documents de 1 à 6 feuillets PARAGON assure la personnalisation du code barres et l’impression des documents en un seul passage machine.

    Les chiffres : plus de 500 millions de documents de transport édités et livrés dans le monde entier chaque année.

     

    4.Automobile

    -Les Factures et les bons de livraison.

    Descriptif : document disponible dans les différentes concessions. Il peut être imprimé avec des imprimantes impact ou laser et permet d’éditer les factures et bons de livraisons des clients.

    Les chiffres : plusieurs centaines de concessions confient à PARAGON la gestion de l’impression de leurs factures et bons de livraison.

    -Les procès verbaux de contrôle technique

    Descriptif : document intégrant une traçabilité unique et comportant une vignette pare brise et un timbre carte grise autocollant. Il permet d’attester de la réalisation du contrôle technique obligatoire.

    Les chiffres : près de deux contrôles techniques sur trois sont attestés en France grâce à des documents fournis par PARAGON.

     

    5.Loterie et jeux

    Descriptif : document multiformat imprimé jusqu’à 8 couleurs, permettant la prise de pari à cocher des joueurs.

    Les chiffres : près d’un milliard de documents produits chaque an.

     

    6.Telecom

    -Les documents d'envoi des codes Pin et puk

    Descriptif : PARAGON produit pour des acteurs majeurs de la téléphonie des documents sécurisés auto-scellables par pression (postmatic) contenant les codes confidentiels (PIN PUK) des cartes à puce des téléphones portables.

    Les chiffres : de plusieurs dizaines de millions de documents par an, la production actuelle est encore de plusieurs millions par an.

    -Les factures et relevés de consommation clients

    Descriptif : présentés en bobines ou à l’unité, ces documents habituellement au format A4 permettent aux opérateurs de téléphonie l’envoi de leur facturation clients et la fourniture du détail des opérations effectuées.

     

    7.Banques et Assurances

    PARAGON est certifié NFK 11-112 (norme éditée par l’AFNOR) pour la production de formule de chèque.

    -Les bordereaux de remise de chèque

    Descriptif : ce document permet de remettre des chèques dans toutes les banques françaises. Il existe plusieurs formats standards, tous maitrisés par PARAGON. Il est possible de gérer des documents de 1 à 4 feuillets.

    Les chiffres : plusieurs dizaines de millions de remise de chèques par an.

    -Les pochettes de dépôt de chèque

    Descriptif : pochette papier ou en plastique ou papier plastique permettent d’assurer le dépôt des espèces (billets et monnaie) par les commerçants auprès de leur banque ou par les banques auprès des collecteurs de fonds.

    Les chiffres :plusieurs dizaines de millions de pochettes fabriquées par an.

    -Les relevés de chèque

    Descriptif : ce document présenté à l’unité, en paravent ou en bobine, permettant aux banques ou à leur personnalisateur d’éditer les relevés de comptes clients périodiques.

    Les chiffres : près d’un milliard de pages imprimées par an.

     

     

     

     

     

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  • Pack Imprimes Creation de societe

    Pack Imprimés Création de société par Optimisy.

    Vous êtes une toute jeune entreprise, Optimisy a pensé à vous et a mobilisé son panel d'imprimeurs pour étblir ce pack création d'entreprise et vous permettre de vous lancer simplement avec les supports nécessaires.

    1 700€HT franco de port.

    Ce pack contient de base les postes suivants :

     

    -          Création et suivi charte graphique.

    -          Création de logo.

    -          PAO et mise en page.

    -          2.000 têtes de lettres format A4.

    -          2.000 flyers format 10 x 21.

    -          2.000 dépliants simples format ouvert A4.

    -          600 cartes de visite format 84 x 55 mm.

    2 040,00 €
  • SECURITE Alimentaire avec EEZYTRACE

    EEZYTRACE, La sécurité alimentaire simple, intuitive et sans papier.

     

    EEZYTRACE est une solution clé-en-main de gestion de la sécurité alimentaire dans le secteur de l'agro-alimentaire. L’application permet la dématérialisation complète de votre Plan de Maîtrise Sanitaire (PMS) et le respect de normes HACCP, tout en supprimant le papier de votre quotidien. Simple, ludique et intuitive, l’utilisation d’EEZYTRACE est possible par tous.

    La tablette, seul outil du personnel, permet de relever tous les contrôles réalisés sur site. Les données sont ensuite automatiquement synchronisées, sauvegardées et transférées sur l’Espace Manager, interface en ligne accessible depuis n’importe quel périphérique, où vous trouverez les informations prêtes à être exploitées.

    Abonnement : A partir de 89€HT/mois/tablette. 

    Premier mois offert aux adhérents Optimisy.

     

    La tablette permet de saisir l'ensemble des contrôles réglementaires et la traçabilité.

    L'espace Manager offre une vue détaillée des informations saisies sur le terrain.

     

     

    UNE TABLETTE SIMPLE D’UTILISATION...

     

    Avec EEZYTRACE, la tablette devient l'unique outil de l'agent de restauration.

    Elle l'accompagne dans son quotidien pour l'enregistrement des données HACCP, la prise de décision liées aux non-conformités, et l'accès à la documentation du PMS.

     

    TRAÇABILITÉ AMONT ET AVAL.

    La tablette EEZYTRACE intègre les outils nécessaires à la traçabilité des matières premières, par la prise de photos des étiquettes produits. Plus besoin de découper, stocker, archiver, etc… vos étiquettes, prenez-les directement en photo avec la tablette et retrouvez-les facilement par date ou autres sur l’Espace Manger en cas de contrôle vétérinaire.

    Imprimer directement vos étiquettes pour produits entamés, DLC, …. Via la tablette et l’imprimante Bluetooth compacte.

     

    NUMÉRISATION DES CONTRÔLES HACCP

    Grâce à la tablette EEZYTRACE, les agents de restauration peuvent désormais saisir numériquement l'ensemble des contrôles réglementaires du Pack Hygiène pour mettre définitivement fin à l'utilisation du papier et à son archivage complexe et couteux.

     

    ACCOMPAGNEMENT PERMANENT

    Pour chaque contrôle, les agents sont accompagnés par une aide intuitive, ainsi qu'une assistance visuelle d'aide à la saisie, affichant, par exemple, un message d’alerte à l’utilisateur en fonction des données saisies (notamment en cas de dépassement des limites critiques sur un contrôle de températures).

    Votre PMS est directement enregistré sur la tablette et accessible à tout moment.

    Chargez directement sur la tablette n’importe quel document, accessible facilement et qui vous aideront à vous organiser rapidement, vous ou vos équipes.

    Ex :

    -          Plan de nettoyage et désinfection

    -          Fiches techniques

    -          Recettes

    -          Procédures & modes opéaratoires

    -          Contrats

    -          Attestations & analyses

    -          Etc…

     

    INTUITIF ET FACILE D'UTILISATION

    Dotée d'une ergonomie intuitive et d'un design simple et efficace, la tablette EEZYTRACE s'utilise très facilement et s'adapte à la situation de travail de l'agent qui l'utilise en ne présentant uniquement les types d'enregistrements qui le concerne.

    La gestion par profils vous permet de déléguer différemment les autorisations et tâches, selon les personnes amenées à utiliser la tablette.

     

    TABLETTE RENFORCÉE POUR S’ADAPTER À VOS CONDITIONS DE TRAVAIL (norme IP67)

    La tablette EEZYTRACE est équipée d'une protection adaptée aux conditions réelles d'une cuisine professionnelle. Dotée d'une surface en silicone légère, compacte et antidérapante, cette protection ultra-robuste a été testé dans des conditions extrêmes : 18h de vibrations de 20 à 20000Hz sur 3 axes, 26 chutes successives d'un hauteur 1,20m.

     

     VOS DONNÉES SÉCURISÉES ET DISPONIBLES À TOUT MOMENT...

    Nous stockons, sécurisons et archivons vos données saisies, étiquettes, ainsi que l'ensemble des documents PMS (procédures, ...) et réglementaires. Et nous vous garantissons l'intégrité et la mise à disposition de ces données via l'espace manager accessible 24/7. Vos données vous appartiennent, donc en cas de non renouvellement de votre contrat, nous vous livrons un fichier numérique contenant l'ensemble de vos données et les effaçons de nos serveurs. Une copie régulière de vos données peut également vous être fournis sur demande. ...

     

    INDICATEURS DE PILOTAGE ET PERFORMANCE

    Retrouvez sur l’Espace Manager vos indicateurs de performance : taux de non-conformité, types de non-conformité, respect des contrôles, ... Vues paramétrables par site, par agent, par fournisseur, ...

     

    NOUVEAUTES EEZYTRACE :

    -          Mode alerte : depuis l’espace manager, diffusez un message d’alerte sur toutes les tablettes de votre parc (alerte informative ou critique), notamment pour les rappels de produits/lots

    -          To do list: permet de définir la fréquence sur les contrôles et tâches à faire, visualisation des tâches effectuées et à venir

    -          Non conformités : toutes les non conformités relevé- es sont répertoriées sur l’espace manager pour un meilleur contrôle et des actions correctives plus rapides

    -          Contrôle des déchets : possibilité de répertorier et chiffrer les déchets engendrés par votre activité, afin de les limiter et d’améliorer votre rentabilité

    -          Réglementation et allergènes : déclarez les allergènes présents dans vos produits et menus selon la règlementation en vigueur.

     

     

    POUR EN FINIR AVEC L'ARCHIVAGE PAPIER !

     

     

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  • Solution Organisation Elections

    Solution d'organisation de vos Elections.

     

    Optimisy vous conseille de passer au vote électronique en vous appuyant sur l'expèrience de Paragon, le seul acteur du marché à être en mesure d’intégrer toutes les étapes d'un vote professionnel : de la fabrication du matériel de vote aux phases de dépouillement et de conservation.

    Devis sur demande.

    Tarif spécial pour les adhérents Optimisy.

    Pour l’équipe Paragon, la priorité est donnée à l’accompagnement des Clients dans la gestion de leur élection en 6 étapes incontournables :

     

    1.Compréhension de votre opération et de sa complexité.

    Dès la signification du marché une première réunion de travail avec l'équipe projet permet de préciser et si nécessaire d'affiner  le besoin, en effet l'expérience montre que le Cahier des Charges (CDC) ne traduit pas toujours les subtilités organisationnelles inhérentes à chaque entreprise connues par les utilisateurs.

    Un rétro-planning des opérations est effectué d'un commun accord sur les livrables attendus.

     

    2.Préparation des éléments de fabrication.

    Soit l'ensemble des constituants d'un matériel de vote.
    Porte adresse/ notice, profession de foi, planche de bulletins de vote, enveloppes porteuse, retour et vote…
    La charte graphique logo.
    Les textes et mise en page souhaités.
    La structure de fichier attendue.
    Les fichiers informatiques électeurs et candidats.
    La procédure de nommage des fichiers PDF des professions de foi.
    Les fichiers tests.

     

    3.Impression du matériel de vote (des enveloppes et édition des notices, profession de foi et planches de bulletins de vote…)

    Les grandes enveloppes porteuses, les enveloppes de vote couleurs et retour font l'objet d'une fabrication spécifique pour lesquelles un Bon A Tirer (BAT) est présenté.

    Un BAT informatique général est présenté avant de lancer la production.

    Grâce à un parc machines unique en Europe, Paragon dispose d'atouts pour optimiser les coûts des opérations de vote en fonction de la volumétrie.

     

    4.Mise sous plis avec rapprochement et contrôle de cohérence de chaque pli.

    Afin de garantir que chaque électeur recevra le bon matériel de vote, Paragon édite simultanément le porte adresse /notice, les planches de bulletins de vote, les professions de foi de chaque électeur selon son collège, sa catégorie…
    La cohérence de chaque pli est assurée par un code Datamatrix imprimé sur chaque document contrôlé par des caméras lors de la mise sous plis.

    Conscients du fait que l'affranchissement représente le premier poste de coût d'une opération de vote par correspondance (VPC) ou vote mixte (internet + VPC), l'affranchissement fait l'objet d'une optimisation que seule l'analyse du fichier des électeurs permet d'effectuer.

    Tous les dépôts Poste font l'objet d'un bordereau de remise qui vous est communiqué.

     

    5.Dépouillement automatisé et édition des documents officiels

    Pour le vote par correspondance, ou vote internet ou bien encore vote mixte (VPC + internet), Paragon prend en charge l'opération de lecture optique des bulletins de vote. A l'issue du dépouillement, Paragon met à votre disposition les documents officiels (liste d'émargement, feuille de comptage, Procès Verbal (PV) de résultats, CERFA…).

     

    6.Conservation et destruction des données

    Pendant le scrutin, la solution développée par Paragon conserve l'ensemble des données de manière sécurisée et incontestable.

    Une fois le délai de recours expiré, l'ensemble des données est détruit conformément aux recommandations de la CNIL

    Le Respect des recommandations de la CNIL :

    La notion de vote électronique traduit généralement la « dématérialisation » de l’action de voter. Selon la CNIL, elle inclut l’utilisation de boitier, du téléphone, d’un site internet et la machine à voter.

    D'une manière générale, les conditions et modalités du vote électronique ont été inspirées par les recommandations de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) formulées en particulier dans sa délibèration du 1.07.2003, mise à jour et abrogée par la délibèration 2010-371 du 21.10.2010.

    dans ce cadre-là, Paragon vous accompagne afin de respecter les recommandations de la CNIL, notamment sur les points essentiels suivants :

    • le procédé de scellement est resté intègre durant le scrutin
    • les clés de chiffrement/déchiffrement ne sont connues que de leurs seuls titulaires
    • le vote est anonyme et chiffré de bout en bout
    • la liste d'émargement ne comprend que la liste des électeurs ayant voté
    • l'urne dépouillée est bien celle contenant les votes des électeurs et elle ne contient que ces votes
    • aucun décompte partiel n'a pu être effectué durant le scrutin
    • la procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau
    • les serveurs sont tous situés physiquement en France.

     

    L'engagement de PARAGON

    L'objectif premier est d'accompagner les clients avec des méthodes de gestion d'élections simples et éprouvées.

    Seule une concertation très en amont du protocole électoral avec tous les acteurs (direction des ressources humaines, secrétariat général, service juridique, partenaires sociaux, membres de la commission électorale…) permet de créer les conditions d’une bonne compréhension du processus électoral le plus adapté.

    Plusieurs modes de votes sont possibles et peuvent se combiner :

     Vote à l'urne

    Vote à l'urne :

    Plusieurs options s'offrent à vous. Paragon se charge de fabriquer le matériel de vote à l'urne soit bulletins et enveloppes de vote. Dans certains cas, nos clients nous demandent d'adresser le matériel de vote par voie postale. Et/ ou de livrer chaque bureau de vote d'un matériel complémentaire.

     

     Vote par correspondance

    Vote Par Correspondance :

    Avec ou sans dépouillement automatisé, le matériel de vote est adressé à chaque électeur. Paragon assure le remplacement du matériel de vote en cas de besoin. A cet effet, une procédure spécifique de contrôle garantit l'unicité du vote.

     

     Vote par internet

    Vote Internet :

    Outre le matériel de vote qui consiste essentiellement à envoyer les codes d'accès et mots de passes aux électeurs, Paragon dispose d'une plateforme de vote internet simple, ergonomique, sécurisée en parfaite conformité avec les dernières recommandations de la CNIL.

     

     Vote mixte (internet, correspondance)

    Vote mixte (ou hybride) :

    Paragon propose la première solution de vote multi-canal donnant le choix aux électeurs de voter soit par correspondance soit par internet. 

     

     

    PARAGON met en avant le vote mixte qui favorise la participation en offrant une alternative aux électeurs.

    Le vote mixte (internet + VPC) est une étape indispensable vers « le vote tout internet ». Sachant que Paragon est l’acteur majeur et naturel pour ce mode de scrutin :

    • La fabrication du matériel de vote est le premier poste de coûts (hors affranchissement) pour lequel Paragon a une maitrise totale de la chaine de valeur et de production
    • La plateforme Paragon est la première solution réellement multi-canal (sans délégation en cascade)

     

    Et demain ?

    Si le vote par téléphone (SMS) est reconnu « fiable » par la CNIL, Paragon le proposera.

     

     

     

     

     

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